Déclaration de protection à l’égard des données personnelles des élèves et des parents ou responsables légaux

Ecole Aurore ASBL, dont le siège est sis Avenue des Anciens Combattants, 61 à 1140 Evere.

Le responsable du traitement des données transmises est : Mme Van Campenhoudt

Nom du représentant : non connu à ce jour

Coordonnées de contact du délégué à la protection des données (DPO) : non connu à ce jour

Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?

Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif (interface virtuelle entre parents et professeurs, e-learning …) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que, par exemple, à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.

Que signifie « traitement des données personnelles » ?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, l’effacement ...

Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres du personnel de notre établissement. Elles sont sensibilisées à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.

Engagement de l’établissement

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale.

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » - Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.

En inscrivant votre enfant dans notre établissement, en accédant et en utilisant le Site, en s’enregistrant à un évènement scolaire ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.

Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

 

Les données personnelles que nous collectons

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes.

De manière générale, nous utilisons ces données :

Soit sur base de votre consentement

Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents et l’élève, en vue de la scolarité/formation de ce dernier.

Soit en vertu d’une obligation légale

Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique

Soit parce que le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement

Les Données Personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure :

Identification générale et informations de contact

Coordonnées des parents et de l’élève : noms ; adresse ; e-mail et téléphone ; genre ; état matrimonial des parents ; date et lieu de naissance de l’élève ; parcours éducationnel et formation de l’élève ; professions des parents ; composition et situation de famille ; dossiers scolaires ; photos ; etc.

Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part. Il est sollicité au moment de votre inscription dans notre établissement (cf Annexe 1)

Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales

Numéro de passeport ou de la carte d’identité, registre national, ...

Informations financières si nécessaire

Numéro de compte de bancaire et autre information financière (attestation CPAS), société de recouvrement (TCM)

Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement

Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire ; souscription aux services offerts par l’école.

Informations médicales pouvant avoir une incidence sur la scolarité de l’élève lui-même ou sur l’organisation de l’établissement scolaire

Protocole relatif aux besoins spécifiques de l’élève, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements raisonnables, données de santé de base, etc. Au moment de l’inscription de votre enfant dans notre établissement, ces données sont récoltées à l’aide de la fiche signalétique. Votre consentement est au même moment sollicité pour la récolte et le traitement de ces données.

Il est essentiel que ces données soient à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile.

Finalités que nous poursuivons 

Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.

GESTION ADMINISTRATIVE :

En vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, communiquer certaines données personnelles de nos élèves et de leurs parents à la Fédération Wallonie-Bruxelles. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée.

Nous utiliserons vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant (courriers, factures, assurances, société de recouvrement TCM, etc. )

Nous devons également transférer à la FWB certaines données dans le cadre du contrôle de l’obligation scolaire.

GESTION PEDAGOGIQUE ET MISSIONS DE L’ENSEIGNEMENT :

La gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires, voire communiquer certaines des données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à d’autres écoles en cas de changement d’établissement. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom et coordonnées de contact.

Dans ce même souci, les coordonnées de votre enfant et les vôtres seront transmises au centre PMS et au centre PSE avec qui nous sommes conventionnés. Vos coordonnées seront également transmises à l’association de parents.

Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et est strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant (exemple : utilisation de la plateforme sécurisée de l’école « Questi », excursions, etc.)

Nous conservons également les données de votre enfant au terme de sa scolarité dans le cadre de notre association d’anciens.

La fiche de santé de l’élève, si nécessaire, ne contient que des informations de base utiles au suivi de votre enfant. Elles seront conservées et traitées en toute confidentialité. (cf Annexe 2)

Base légale de traitement des données personnelles

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.

La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondée sur le consentement effectué avant ce retrait).

Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

Utilisation de caméras

Utilisation des caméras à l’école Aurore

L’école Aurore est considérée comme un lieu fermé (privé) accessible au public.

Les déclarations à la Commission vie privée ont été faites.

La finalité poursuivie (art3 §1) :

Le fait que des images sont ou non conservées :

La durée de conservation des images ne peut dépasser un mois, sauf si elles peuvent contribuer à élucider une infraction.

Le nombre de caméras et l'emplacement de la ou des caméra(s) :

Les caméras installées sont localisées de façon à surveiller chaque porte d’entrée des 4 bâtiments ainsi que la grille.

Bâtiment Baudouin (administratif) :

Une caméra extérieure : porte d’entrée du 61 avenue des A. Combattants : permet la reconnaissance de la personne qui sonne à la porte. (Pas d’enregistrement)

Deux caméras, une dans chaque hall-couloir du rez-de-chaussée : filmant les deux portes et les hall-couloir.

Bâtiment Mozart :

Une caméra dans le hall et filmant hall et porte d’entrée venant de l’avenue des anciens combattants ;

Une caméra dans la salle Mozart au rez-de-chaussée : filmant la porte donnant sur la cour.

Bâtiment Disney

Deux caméras à l’entrée de la porte du réfectoire :

Une caméra permettant de reconnaitre la personne qui sonne à la porte via l’écran. (Pas d’enregistrement)

Une caméra filmant la rampe d’accès vers le réfectoire

Bâtiment Hergé

Une caméra dans le couloir Hergé au rez-de-chaussée permettant de filmer les portes donnant sur la cour.

Sur la cour de récréation

Une caméra permettant de filmer la porte de la grille ainsi que tout le long de la grille. La cour n’est pas filmée.

Une caméra filmant la porte du local Tournesol et les portes de la grille.

La ou les périodes concernées pendant lesquelles la ou les caméras fonctionnent.

Les caméras enregistrent 24h sur 24 dès qu’elles détectent du mouvement.

Les 3 écrans, situés dans les bureaux du secrétariat et direction ainsi qu’à côté de la porte du réfectoire fonctionnent lors de la présence du personnel (direction, secrétariat et équipe ATL).

Dans le cas où la direction est prévenue d’un incident, elle a la possibilité via son smartphone, tablette ou ordinateur de visualiser en temps réel à tout moment.

Qui peut visionner ?

Dans les lieux fermés accessibles au public, les images ne peuvent être visionnées en temps réel que dans le but de permettre une intervention immédiate en cas d'infraction, de dommage ou d'atteinte à l'ordre public.

L'enregistrement effectif d'images (sur bande ou sur disque) n'est autorisé que dans le but de réunir la preuve de faits constitutifs d'une infraction ou générateurs de dommages, de rechercher et d'identifier l'auteur des faits, un perturbateur, un témoin ou une victime.

A l’école Aurore, les images visionnées en temps réel sont les caméras suivantes :

Bâtiment Baudouin (administratif) :

Une caméra extérieure : porte d’entrée du 61 avenue des A. Combattants 

Deux caméras dans chaque hall-couloir du rez-de-chaussée : filmant les deux portes et les hall-couloir

Bâtiment Disney

Une caméra permettant de reconnaitre la personne qui sonne à la porte. Et cela pendant les heures d’ouverture. (Pas d’enregistrement, juste l’écran du réfectoire)

Une caméra permettant de filmer la porte de la grille. La cour n’est pas surveillée.

Qui a accès aux images ?

Seul le responsable du traitement : la direction, le Pouvoir Organisateur mandataire ont accès aux images. Seuls, la direction et le président du PO ont les codes d’accès pour pouvoir visionner les images enregistrées. La direction a également la possibilité de visionner et enregistrer les images à distance en cas d’événements liés à la sécurité des biens et des personnes.

Les caméras ne fournissent pas des images portant atteinte à l’intimité d’une personne, ou visant à recueillir des informations relatives aux options philosophiques, religieuses, politiques ou syndicales, à l’origine ethnique ou raciale, à la vie sexuelle ou à l’état de santé.

Les caméras de surveillance ne sont pas dirigées vers un lieu pour lequel il n’est pas habilité à traiter lui-même les données et elles prennent la prise d’images au strict minimum.

Avertissement aux personnes entrant dans l’établissement

Un pictogramme signale l’existence d’une surveillance par caméras, dont le modèle est déterminé dans l’A.R. du 10 février 2008 définissant la manière de signaler l’existence d’une surveillance par caméras.

Une utilisation cachée de caméras de surveillance n'est donc jamais autorisée ! La loi l'interdit.

Cela signifie que toute personne filmée doit toujours donner son autorisation préalable. Le fait de pénétrer dans un lieu où un pictogramme lui signale l'existence d'une surveillance par caméra est considéré comme autorisation préalable.

De plus, toute personne qui est filmée a un droit de consultation des images qui la concernent. Ce droit ne peut naturellement être exercé que si les images ont effectivement été enregistrées. Pour exercer ce droit, il suffit d'adresser une demande motivée au responsable du traitement.

           

Procédure d’évaluation

Elle est prévue une fois par an, via le COPA.

Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact reprise en entête de ce document dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire.

Les données relatives à la scolarité de votre enfant sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales, et au plus durant 30 ans.

Sécurité

Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables.

Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des Données Personnelles que vous pourriez avoir partagées avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

Lorsque notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

Modifications à ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées via notre site internet.

Annexe 1 : Droit à l’image

L’école sera amenée à réaliser divers projets dans le cadre du projet d’établissement et du projet pédagogique de l’école. Ces activités sont susceptibles d’être illustrées par des photos. Celles-ci illustreront la vie de l’école [en situation de classe, élèves en plein apprentissage, activités extérieures, etc.)

Ces photos prises à cette occasion seront visibles sur le site internet de l’école, dans les bâtiments de l’école et sur les groupes WhatsApp des parents d’élèves (cf charte des Délégués de parents).

Il paraît important de souligner que notre école est particulièrement attentive au respect de la personne de chaque enfant au travers de la diffusion de son image : les enfants qui apparaissent sur les photos –le plus souvent en compagnie d’autres enfants- ne sont jamais nommés [et ne sont donc identifiables que par des personnes proches] et les photos sont d’un format inexploitable à l’agrandissement.

Les photos prises sont en outre protégées dans le respect de notre déclaration relative à la protection des données personnelles. Vous disposez à l’égard des photos de votre enfant des mêmes droits que ceux que vous pouvez exercer pour les données personnelles.

L’utilisation de ces photos échappe à tout intérêt commercial et n’est lié à aucun apport de type publicitaire.

Soucieuse de respecter les législations belges et européennes relatives à la protection des données personnelles, notre école ne peut toutefois publier une photo de votre enfant mineur sans obtenir votre accord.

A défaut de consentement de votre part, aucune photo ne votre enfant ne pourra être publié.

Si vous en voyez une qui aurait été publiée par inadvertance, merci de nous le signaler par email secretariat.aurore@gmail.com ou par téléphone 02 705 27 96 et nous la retirerons.

Annexe 2 : Traitement des données de santé

Nous vous informons que les données de santé transmises à l’école sont des données sensibles au sens du Règlement européen pour la protection des données personnelles.

Ces données sont récoltées et traitées pour les finalités suivantes :

Pouvoir prévenir toute situation problématique, notamment la gestion des allergies dans le cadre des activités et des repas scolaires

Pouvoir apposer, en toute connaissance, les soins de base pouvant s’avérer nécessaires dans la gestion des accidents du quotidien.

Pouvoir informer les services d’urgence des données de santé concernant la personne blessée

Pouvoir répondre à nos obligations en matière d’aménagements raisonnables, pour les élèves à besoins spécifiques

Nous attirons votre attention sur le fait que, sauf exception faisant l’objet d’un accord explicite de la direction, notre école ne donne aucun médicament aux élèves.

Dans le cas de situations ponctuelles ou dans l’attente de l’arrivée du médecin, les membres du personnel peuvent administrer les médicaments ci-après : paracétamol, désinfectant, pommade anti-inflammatoire, pommade réparatrice en cas de brûlure solaire et calmante en cas de piqûre d’insecte.

En cas d’urgence, les parents/tuteurs seront avertis le plus rapidement possible. Néanmoins, s’ils ne sont pas joignables et que l’urgence le requiert, l’intervention se fera sans leur accord.

Les données médicales sont protégées dans le respect de notre déclaration relative à la protection des données personnelles. Vous disposez à l’égard de ces données des mêmes droits que ceux que vous pouvez exercer pour les données personnelles.